Podatki w UK

Prowadzenie dokumentacji

Jako podatnik mieszkający w Wielkiej Brytanii powinieneś prowadzić dokumentację związaną z podatkiem odprowadzanym każdego roku oraz z Twoimi dochodami i wydatkami. Pomoże Ci to w wypełnieniu deklaracji podatkowej (tax return) oraz udzieleniu odpowiedzi na pytania, które HM Revenue & Customs (HMRC) może zadać w związku z wypełnioną przez Ciebie deklaracją.


Rozlicz podatek – Przez internet o 30% taniej !


Dlaczego prowadzenie dokumentacji jest istotne?

Wysyłając deklarację podatkową do HMRC, zachowaj wszelkie dokumenty, z których skorzystałeś w trakcie jej wypełniania. W celu weryfikacji informacji podanych w deklaracji, HMRC może poprosić Cię o udostępnienie dokumentów, z których korzystałeś przy jej wypełnianiu. Za brak szczegółowej dokumentacji lub nie przechowywanie dokumentów przez wyznaczony okres czasu, może grozić Ci kara.


Jakie informacje należy zachować?

Poniżej znajduje się wykaz danych i informacji, które powinni przechowywać pracownicy, dyrektorzy, a także niepracujące osoby, jak np. emeryci. Jeśli jesteś osobą samozatrudnioną, prowadzisz własną firmę, pełnisz rolę powiernika lub zajmujesz się sprawami podatkowymi osoby zmarłej, odwiedź sekcję „Dokumentacja na potrzeby wypełniania deklaracji podatkowej – pozostałe przypadki”.

1) Wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia

Powinieneś zachować dokumentację, dotyczącą Twojego wynagrodzenia i odprowadzonego od niego podatku, którą otrzymasz od swojego pracodawcy. Należą do niej:
• formularz P45 – w przypadku odejścia z pracy, część 1A tego dokumentu zawiera całkowite wynagrodzenie i podatek odprowadzony do dnia ustania zatrudnienia
• formularz P60 – jeśli Twoje zatrudnienie nie ustało przed 5 kwietnia, w dokumencie tym znajdą się informacje o Twoim wynagrodzeniu i podatku zapłaconym w danym roku podatkowym
• formularz P11D – zawiera on informacje dotyczące wydatków służbowych oraz świadczeń pracowniczych, takich jak samochód służbowy czy ubezpieczenie zdrowotne
• zaświadczenia dotyczące programów Taxed Award Schemes (specjalny program opodatkowania rzeczowych dodatków do wynagrodzenia)
• dokumenty dotyczące wszelkich wypłat z tytułu zwolnienia lub odejścia z pracy

Powinieneś także zachować dokumenty dotyczące wszelkich innych dochodów i korzyści materialnych związanych z Twoim zatrudnieniem, a niewymienionych powyżej, jak np.:
• otrzymanych napiwków (z wyjątkiem tych wypłacanych z puli – tronc – przez pracodawcę, gdyż w takim wypadku pracodawca odprowadzi podatek)
• świadczeń rzeczowych (benefits in kind), takich jak kupony (vouchers) otrzymane w związku z wykonywaną pracą od osób innych niż Twój pracodawca
• wszelkich jednorazowo otrzymanych wpłat nieujętych w formularzach P60 i P45, jak np. jednorazowe dodatki motywacyjne (incentive payments) lub wynagrodzenie powitalne (golden hello)

2) Wykaz wydatków

Jako osoba zatrudniona możesz czasami z własnej kieszeni pokrywać koszty związane z wykonywaną pracą. Część z nich może Ci zostać zwrócona w formie odliczenia od podatku. Będziesz musiał prowadzić rejestr poniesionych kosztów, aby móc umieścić je w deklaracji podatkowej wypełnianej w systemie Self Assessment.

Więcej informacji o ulgach podatkowych z tytułu wydatków służbowych – More about tax relief for business expenses

3) Rejestr pobieranych benefitów

Zachowaj wszelkie dokumenty związane z:
• pobieranymi benefitami socjalnymii (social security benefits)
• ustawowym zasiłkiem chorobowym (Statutory Sick Pay)
• ustawowym zasiłkiem macierzyńskim, ojcowskim lub adopcyjnym (Statutory Maternity /Paternity/Adoption Pay)
• zasiłkiem dla bezrobotnych (Jobseeker’s Allowance)

4) Emerytura

Powinieneś zachować:
• część A1 formularza P160, który otrzymasz w momencie przejścia na emeryturę, jeśli zaczniesz pobierać emeryturę od byłego pracodawcy
• formularz P60, zawierający szczegóły dotyczące wysokości Twojej emerytury i odprowadzonego od niej podatku
• wszelkie informacje dotyczące innych emerytur (także państwowej – State Pension) i odprowadzonych od nich podatków

5) Odsetki, dywidendy i inne dochody z oszczędności, inwestycji i funduszy powierniczych

Zachowaj wszystkie:
• wykazy operacji dokonanych na koncie w banku lub towarzystwie budowlanym
• wykaz odsetek i innych dochodów z tytułu oszczędności lub inwestycji
• zaświadczenia o odprowadzonym podatku, które otrzymasz od swojego banku
• zaświadczenia o wypłacie dywidend wydane przez brytyjskie firmy
• inne zaświadczenia, jak np. zaświadczenie o dywidendzie wypłaconej w formie weksla krótkoterminowego (scrip dividend voucher)
• kupony podatkowe otwartych funduszy powierniczych
• zaświadczenie o zdarzeniach podatkowych (chargeable events) w przypadku polisy na życie
• szczegóły dotyczące dochodów z funduszy powierniczych

Powinieneś zachować także:
• informacje o dodatkowo otrzymanych kwotach, np. w formie spadku, jak i o innych nieoczekiwanych przypływach gotówki
• korespondencję i inne dokumenty związane z Twoimi oszczędnościami i inwestycjami

6) Dochody z tytułu nieruchomości

Jeśli czerpiesz dochody, oddając posiadaną nieruchomość pod wynajem, musisz prowadzić rejestr pobieranego czynszu oraz poniesionych kosztów.

Prowadzenie dokumentacji przez właścicieli wynajmowanych nieruchomości – Record keeping for landlords

7) Dochody i zyski z zagranicy

Musisz zachować zaświadczenia o dywidendach i podatkach oraz rejestr prywatnych finansów, włączając w to:
• zaświadczenia o dochodach uzyskanych za granicą, np. z tytułu zatrudniania, samozatrudnienia lub wynajmuj nieruchomości
• rachunki dokumentujące wszystkie wydatki, o których zwrot pragniesz się ubiegać
• zaświadczenia o dywidendach wydane przez firmy zagraniczne
• dokumenty dotyczące podatku odprowadzonego zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i za granicą

8) Dochody z tytułu udziałów pracowniczych oraz innych posiadanych akcji

Powinieneś przechowywać informacje dotyczące wszelkich posiadanych udziałów i akcji, włączając w to dokumenty takie jak:
• kopie wszelkich zaświadczeń o opcjach (share option certificates) i poleceń ich wykonania (exercise notice)
• korespondencję dotyczącą zmian posiadanych opcji
• informacje o kosztach nabycia akcji wraz z datami
• szczegóły dotyczące korzyści odniesionych w związku z posiadanymi udziałami pracowniczymi


Duże i szybkie zwroty podatku. Teraz tylko £30! – TAXPOL LTD

9) Dokumentacja związana z podatkiem od zysków kapitałowych

To, jakie informacje powinieneś zachować, będzie zależeć od Twojej indywidualnej sytuacji. Zaleca się jednak przechowywanie dokumentów związanych z posiadanym majątkiem, na wypadek odniesienia zysku lub straty w chwili jego sprzedaży, oddania, przekazania lub wymiany. Zawsze zachowaj informacje, które wykorzystałeś w celu:
• obliczenia zysku lub straty kapitałowej
• wypełnienia deklaracji podatkowej
• złożenia skargi – np. z tytułu poniesionych strat

Dowiedz się więcej o prowadzeniu dokumentacji w związku z podatkiem od zysków kapitałowych – Record keeping and Capital Gains Tax: find out more


Jak długo należy przechowywać informacje?

Poniżej podano minimalny okres, przez który musisz przechowywać informacje, na wypadek gdyby HMRC postanowiło zweryfikować dane zawarte w Twojej deklaracji podatkowej. Pamiętaj, że okres ten wydłuża się, jeśli złożyłeś swoje zeznanie podatkowe po upływie ostatecznego terminu (czyli po 31 stycznia).

1) Jeśli złożyłeś swoją deklarację 31 stycznia lub wcześniej

Jeśli złożyłeś swoją deklarację podatkową do dnia 31 stycznia, musisz zachować wszelkie dokumenty przez rok od tej daty. Dotyczy to zarówno deklaracji złożonych w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeśli na przykład złożyłeś swoją deklarację podatkową za rok 2009-10 w dniu 31 stycznia 2011 lub wcześniej, musisz zachować wszelką dokumentację do dnia 31 stycznia 2012. W przypadku, kiedy HMRC zdecydowało się na weryfikację informacji zawartych w Twojej deklaracji podatkowej, musisz zachować wszelkie dokumenty do momentu otrzymania od HMRC informacji o zakończeniu procesu weryfikacji.

2) Jeśli przesłałeś deklarację po 31 stycznia

Jeśli wyślesz swoje zeznanie podatkowe po wyznaczonym terminie (czyli po 31 stycznia), niezależnie od przyczyn opóźnienia będziesz musiał zachować wszelkie informacje i dokumenty do 15 miesięcy od daty przesłania deklaracji. Dotyczy to zarówno deklaracji złożonych w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeśli na przykład złożyłeś swoją deklarację podatkową za rok 2009-10 dnia 28 lutego 2011, musisz zachować dokumentację do dnia 31 maja 2012. W przypadku kiedy HMRC zdecydowało się na weryfikację informacji zawartych w Twojej deklaracji podatkowej, musisz zachować wszelkie dokumenty do momentu otrzymania od HMRC informacji o zakończeniu procesu weryfikacji.

3) Dochody uzyskane z handlu lub prowadzonej działalności biznesowej

Jeśli czerpiesz dochody z innych źródeł, np. z obrotu nieruchomościami lub prowadzonego sklepu, okres przechowywania informacji i dokumentów jest dłuższy. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w poniższych linkach.

Zobacz, przez jaki okres musisz przechowywać dokumenty, jeśli jesteś osobą samozatrudnioną – See how long to keep your records if you’re self-employed. Dowiedz się, przez jaki okres musisz zachować dokumentację jeśli jesteś partnerem lub członkiem spółki – Find out how long to keep your records if you’re a partner or in a partnership. Ostateczne terminy składania deklaracji podatkowych i kary za zwłokę – Tax return deadlines and penalties. Weryfikacja danych zawartych w deklaracji podatkowej – Checks into your tax return


Zniszczenie lub utrata dokumentów

W przypadku gdy Twoja dokumentacja uległa zniszczeniu lub zaginęła i nie masz możliwości jej odzyskania, musisz poinformować o tym HMRC i postarać się odtworzyć utracone informacje. Następnie wykorzystaj odtworzone dane w celu wypełnienia deklaracji podatkowej. Musisz poinformować HMRC, które z podanych danych to:
• dane szacunkowe (estimate figures) – są to dane, które HMRC Twoim zdaniem powinno zaakceptować jako dane ostateczne
• dane tymczasowe (provisional figures) – z których chcesz skorzystać dopóki nie będziesz w stanie podać dokładnej kwoty (musisz podać termin, w którym zamierzasz dostarczyć rzeczywiste dane)

Jeśli dokonasz korekty w późniejszym terminie i okaże się, że zapłaciłeś zbyt niski podatek, grozi Ci kara lub konieczność uiszczenia odsetek.

Ostateczne terminy składania deklaracji podatkowych i kary za zwłokę – Tax return deadlines and penalties


Pozostałe przypadki

Rodzaj danych i dokumentów, które musisz przechowywać, w dużym stopniu zależy od Twojej indywidualnej sytuacji. Powyższe sekcje zawierają informacje ogólne odnośnie dokumentacji, którą powinni przechowywać pracownicy, dyrektorzy i emeryci. Pod poniższymi linkami możesz znaleźć informacje bliżej odpowiadające sytuacji, w jakiej się znajdujesz.

Prowadzenie dokumentacji przez osoby samozatrudnione – Record keeping for the self-employed. Partnerzy i spółki: prowadzenie dokumentacji – Partners and partnerships: find out about record keeping. Dokumentacja potrzebna w przypadku śmierci podatnika – Tax records needed when someone dies. Prowadzenie dokumentacji przez powierników – Record keeping for trustees. Prowadzenie dokumentacji przez powierników w przypadku zarejestrowanych programów emerytalnych – Trustees of registered pension schemes and keeping records


Więcej informacji

Opracowanie: Weronika Tomaszewska-Collins
Ostatnia aktualizacja tekstu: 31.05.2010
Aktualna wersja w języku angielskim: Directgov
Aktualna wersja tłumaczona automatycznie przez Google Tłumacz
Rozliczenia podatkowe w UK: Taxpol
Widzisz błąd na stronie? Napisz: admin@votepartners.net

UWAGA: Powyższe opracowanie jest chronione prawem autorskim. Kopiowanie i rozpowszechnianie (całości lub części) bez pisemnej zgody administratora jest zabronione! Wobec osób łamiących zakaz podjęte będą kroki prawne.


Rozlicz podatek – Przez internet o 30% taniej !

Jeden komentarz do “Prowadzenie dokumentacji”

  1. Grzegorz napisał(a):

    Jest tutaj bardzo wiele cennych informacji, ale nie ma jednej, za to bardzo przydatnej. Do tej pory nikt nie pomyślał o tym, aby opisać po prostu, jak prowadzić swoją książkę biznesową , jakie rubryki, co w nich wpisywać. Niby proste, ale chyba tylko dla tych, którzy są już biegli w temacie. Ja właśnie startuję z self-employed (usługi remontowo-budowlane) i byłbym wdzięczny za taką poradę.
    Myślę, że mieszczę się w konwencji tego komentarza, gdyż ja nie pytam, a stawiam wręcz zarzut nadmiernego komplikowania informacji, przy jednoczesnym braku prostszych, a za to czasem bardziej przydatnych.


Napisz komentarz


Komentarze są moderowane. Pisz na temat   “Prowadzenie dokumentacji”. Uzupełnij tekst, podziel się swoja wiedzą i doświadczeniem. Nie zadawaj w tym miejscu pytań!
Pytania (prośby o pomoc) zadajemy na forum.

Należy wypełnić wszystkie pola




GOV.UK

HMRC

VOTE

TAXPOL